Vantaggi Conservazione Sostitutiva

La conservazione sostitutiva di fatture e documenti è una procedura informatica espressamente regolata dalla legge italiana. La funzione principale della conservazione sostitutiva è quella di garantire la validità legale di un documento nel corso del tempo. La delibera CNIPA 11/2004 provvede a definire i contorni della procedura definendola come una “rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico”.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI: LA FUNZIONE 

I documenti redatti e archiviati secondo l’iter procedurale della conservazione sostitutiva sono equiparabili ai documenti redatti su supporto cartaceo.

I risvolti e le conseguenze dell’utilizzo di tale procedura per redigere e conservare i documenti è chiara. Ben presto, infatti, i documenti cartacei andranno via via scomparendo per lasciare il posto ai documenti informatici. Tutto ciò si traduce in un grande risparmio economico. Le pubbliche amministrazioni, le imprese e i privati che si avvarranno della conservazione sostitutiva potranno “tagliare” i costi di stampa, quelli per l’acquisto della carta nonché i costi per l’archiviazione e lo stoccaggio dei documenti. Un risparmio che non è solo economico ma anche pratico: i documenti redatti su supporto informatico sono più semplici da consultare.

Ciò si traduce nella possibilità di organizzare un sistema di lavoro, di ricerca e di consultazione più snello ed efficiente.  La conservazione sostitutiva è una procedura informatica particolarmente sicura. Essa, infatti, “blocca” il contenuto del documento redatto in forma digitale attraverso l’apposizione della marca temporale e della firma digitale. I due citati strumenti rendono impossibile la modifica del documento e determinano, in maniera certa ed univoca, la paternità dello stesso.


CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: EFFICACIA GIURIDICA

Il documento redatto secondo le regole e i criteri della conservazione sostitutiva soddisfa, ai fini legali, il requisito della forma scritta. Inoltre esso ha l’efficacia prevista dall’art. 2702 del codice civile che stabilisce “La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa ha valore probatorio sia ai fini legali che fiscali.”

Dunque il documento informatico sottoscritto con firma elettronica (avanzata, digitale oppure qualificata) è equiparato ad una scrittura privata che, secondo il nostro ordinamento civile, fa piena prova fino a querela di falso delle dichiarazioni di colui che l’ha sottoscritta.